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【2024年最新】就労ビザの必要書類や費用やその他条件【完全解説】


外国人労働者の就労ビザ更新は、中小企業の採用担当者にとって重要な課題です。ビザの期限が切れてしまうと、外国人労働者が不法就労となり、雇用主にも責任が生じます。また、ビザ更新には手続きや必要書類、費用などの具体的な対応が必要です。


本記事では、就労ビザの更新に関する詳細な情報を提供し、手続きの流れや必要な書類、費用の負担について解説します。また、ケーススタディや実例を通じて、企業がどのようにサポートできるかを示します。


01.はじめに



外国人労働者の就労ビザは、日本での雇用を継続する上で非常に重要です。ビザの期限が切れてしまうと、不法就労となり、雇用主にも責任が生じます。さらに、ビザ更新のプロセスは複雑であり、どのような手続きが必要か、何を用意すればいいか、採用担当者にとって悩みの種となりがちです。


本記事では、就労ビザ更新のプロセスについて、2つのパターン(在留期間更新許可申請と在留資格変更許可申請)に分けて解説します。また、各プロセスに必要な書類、費用、手続きの詳細を明示します。ケーススタディや実例を交えながら、企業がどのようにサポートできるかも示します。


就労ビザ更新の種類


就労ビザ更新には大きく分けて2つの種類があります。


1.在留期間更新許可申請:


現在の在留資格を維持しながら、その在留期間のみを更新する手続きです。転職や業務内容の変更がない場合に適用されます。


2.在留資格変更許可申請: 


現在の在留資格のままで新しい職務内容や転職先で働きたい場合に必要な手続きです。在留資格の更新とは異なり、業務内容や勤務先の変更に伴って在留資格そのものを変更する必要がある場合に適用されます。


手続き名

適用されるケース

詳細

在留期間更新許可申請

現在の在留資格を維持しながら、その在留期間のみを更新する場合

転職や業務内容の変更がない場合に行われ、在留期間を延長します

在留資格変更許可申請

新しい職務内容や転職先で働きたい場合

在留資格そのものを変更する必要がある場合に行われます


02.在留期間更新許可申請



在留期間更新許可申請は、現在の在留資格のままでその期間のみを延長する手続きです。この手続きは、転職や業務内容に変更がない場合に行われ、比較的スムーズに進行します。

手続き先は、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。

申請書は法務省のホームページからダウンロードできます。

申請は原則本人が行いますが、法定代理人や取次者による申請も可能です。


手続きの詳細とタイムライン


在留期間更新許可申請は、次の流れで行われます。

1.申請準備: 

まず、申請に必要な書類を準備します。これは本人または企業がサポートする場合、企業の担当者によって行われます。必要書類の詳細は後ほど詳しく説明します。


2申請: 

書類が揃ったら、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署に申請書を提出します。この際、原則として本人が申請しますが、法定代理人や取次者による申請も可能です。


3.審査:

申請後、出入国在留管理庁が書類を審査します。このプロセスは通常2週間から1か月程度かかりますが、繁忙期や書類の不備によって時間が延長されることがあります。


4.許可: 

審査が通れば、在留期間が更新され、新しい在留カードが発行されます。


この一連のプロセスは、申請準備から審査結果まで、1か月から2か月ほどかかることが一般的です。特に申請期限を守ることが重要であり、余裕を持って手続きを始めることが必要です。


必要な書類


在留期間更新許可申請には、以下の書類が必要です。

書類名

説明

在留期間更新許可申請書

必須の書類で、申請者本人が記入します。申請書は法務省のホームページからダウンロードできます。

本人の写真

申請書に添付される写真です。最近のものを使用し、サイズは規定に従ってください。

活動内容に応じた資料

企業によって異なりますが、例えば四季報の写しや日本の証券取引所に上場していることを証明する文書、前年の給与所得の源泉徴収票などが必要です。

在留カード

提示またはコピーを提出します。

旅券または在留資格認定証明書

これも提示またはコピーを提出します。


これらの書類は、更新の審査に不可欠な情報を提供します。特に企業が雇用を継続する場合、給与や活動内容に関する資料は重要な役割を果たします。


必要な費用


在留期間更新許可申請に必要な費用

費用の種類

説明

収入印紙

更新が許可された場合、収入印紙4,000円が必要です。これは手続きにかかる唯一の直接費用です。

追加費用

必要書類を準備する過程で、コピーや郵送費などの費用が発生することがあります。しかし、これらの費用は比較的軽微であることが多いです。

会社の負担

在留期間更新許可申請の費用を誰が負担するかについては、会社の方針によります。会社が継続的な雇用を期待している場合、費用を負担することもあります。


費用に関しては、事前に会社内で方針を確認し、費用負担の問題で従業員や企業が困惑しないようにしましょう。


申請の期限


在留期間更新許可申請は、在留期間の満了日以前に行う必要があります。申請期限に関する詳細として、6か月以上の在留期間を有する場合は満了日の3か月前から申請が可能であるため、少なくとも3か月前から更新に向けた準備を始めることが推奨されます。


長期の出張や入院などの特別な事情がある場合には、3か月以上前から申請することも可能です。この際、事前に地方出入国在留管理官署に相談し、必要な手続きを確認しましょう。

申請期限までに手続きを行わないと、不法滞在となるリスクがあります。これを回避するためにも余裕を持って手続きを行い、スムーズに申請を進めることが重要です。


申請のタイミングは非常に重要であり、期限を守り、円滑に更新を行うためにも早めに手続きを始めましょう。


03.在留資格変更許可申請



在留資格変更許可申請は、現在の在留資格のままで新しい職務内容や転職先で働きたい場合に行う手続きです。

この申請は、新たな勤務先の職務内容や給与に応じて審査されます。また、職務内容が変更される場合は、就労ビザを取得するときと同様の審査が行われます。審査期間は2週間から1か月程度かかることが一般的です。


申請先は住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で、申請書は法務省のホームページからダウンロードできます。




手続きの詳細とタイムライン


在留資格変更許可申請の流れは以下の通りです。

1.申請準備: 

必要な書類を準備します。これは新たな職務内容や給与、勤務先に関連した資料も含まれます。


2.申請: 

書類が揃ったら、地方出入国在留管理官署に申請書を提出します。原則として本人が申請しますが、法定代理人や取次者が行うことも可能です。


3.審査: 

提出された書類は出入国在留管理庁で審査されます。審査期間は通常2週間から1か月程度ですが、書類の不備や繁忙期によって時間が延長されることがあります。


4.許可: 

審査が通れば、新たな在留資格が与えられます。この資格に基づいて新しい仕事を行うことが可能になります。


この手続きは、変更後の勤務先の情報や職務内容に応じて審査されるため、準備段階でしっかりと書類を揃えることが重要です。


必要な書類


在留資格変更許可申請には、以下の書類が必要です。

書類名

説明

在留資格変更許可申請書

必須の書類で、申請者本人が記入します。申請書は法務省のホームページからダウンロードできます。

本人の写真

申請書に添付される写真です。最近のものを使用し、サイズは規定に従ってください。

活動内容に応じた資料

新しい勤務先の情報や職務内容に関連する資料が必要です。例えば、企業の証券取引所上場の証明や前年の給与所得の源泉徴収票などが挙げられます。

在留カード

提示またはコピーを提出します。

旅券または在留資格認定証明書

これも提示またはコピーを提出します。

これらの書類は変更後の職務内容や勤務先を審査する際に必要です。しっかりと準備し、提出することで審査が円滑に進むようにしましょう。


必要な費用


在留資格変更許可申請には以下の費用がかかります。

費用の種類

説明

収入印紙

変更が許可された際に、収入印紙4,000円が必要です。

その他の費用

必要書類を準備する過程で、コピーや郵送費などの追加費用が発生することがあります。

会社の負担

申請費用を誰が負担するかは、会社の方針によります。企業が負担する場合もありますが、費用負担の詳細は事前に確認しましょう。

このように、在留資格変更許可申請の費用に関しても、事前に確認し、スムーズに対応できるよう準備することが大切です。


期限について


在留資格変更許可申請は、変更が必要な理由が生じたときから在留期間満了日以前までに行う必要があります。この期限を守らないと、不法滞在となるリスクがあります。そのため、在留資格変更が必要な場合は、早めに手続きを開始し、申請から審査結果までのタイムラインを計画的に管理することが重要です。


申請にかかる期間は通常2週間から1か月ですが、繁忙期などによって長引くこともあるため、1か月から2か月の余裕を持って進めましょう。


また、準備段階で必要書類を揃えることが円滑な手続きの鍵です。新たな職務内容や勤務先の情報、給与に関連する資料を含め、しっかりと準備しましょう。この資料の不足や不備があると審査が長引き、更新のタイムラインに影響を与えることがあります。


さらに、期限に関するスケジュールの管理も大切です。在留期間満了の1か月以上前から手続きを始め、更新が完了するまでの進捗を追跡し、スムーズな更新を実現しましょう。

期限を守り、在留資格変更許可申請が円滑に進むように、準備と申請を計画的に進めましょう。


04.ケーススタディと実例



就労ビザ更新に関する実例やケーススタディを通じて、企業や労働者がどのような状況に直面し、どう対応したかを紹介します。

まず、成功例と困難に直面した例を挙げ、それぞれのケースで企業がどのようにサポートしたかを見ていきましょう。


成功例


成功例として、以下のようなケースがあります。


ケース1: 

あるIT企業で外国人労働者が在留期間更新許可申請を行いました。この労働者は3年間の在留期間を持っており、期間満了が近づいていたため、企業側は早めに更新の準備を始めました。まず、給与や職務内容に関する資料を揃え、四季報の写しも提出しました。書類は適切に提出され、審査がスムーズに進行し、在留期間がさらに3年間延長されました。このケースでは、企業と労働者の協力により、スムーズな更新が実現しました。


ケース2: 

別のケースでは、外国人労働者が転職による在留資格変更許可申請を行う必要がありました。労働者はIT企業から別の企業に転職するため、新しい勤務先の情報や職務内容に応じた資料を提出しました。企業側もサポートし、給与や職務内容の資料を提供し、審査が行われました。また、企業は更新に必要な費用も負担しました。審査が無事に通り、労働者は新しい在留資格を取得し、新たな仕事に従事することができました。


これらのケースでは、企業と労働者が協力し、必要な書類を準備し、適切な手続きを行うことでスムーズにビザ更新や変更が行われました。これらの事例は、ビザ更新や変更のプロセスにおける協力の重要性を示しています。


困難に直面した例


ビザ更新や変更の際に困難に直面したケースとして、以下の例があります。


ケース1: 

ある企業で働く外国人労働者が在留期間更新許可申請を行いましたが、書類に不備があり、申請が遅れてしまいました。結果的に在留期間満了日を過ぎてしまい、不法滞在のリスクが生じました。最終的には企業が出入国在留管理官署と連携し、再申請に成功し、在留期間の更新ができました。このケースでは、書類の不備や申請の遅れによって、不法滞在のリスクが生じる可能性があったことが明らかです。


ケース2: 

別のケースでは、転職を検討していた外国人労働者が在留資格変更許可申請を行おうとしましたが、新しい勤務先の情報や資料が不足していました。企業側もサポートしきれず、申請が遅れてしまいました。最終的には追加資料を提出し、審査を通過しました。このケースでは、早めの準備と書類の正確な提出が更新や変更のスムーズな進行に不可欠であることが示されました。


これらのケースから、ビザ更新や変更の際には早めの準備と書類の正確な提出が重要であることがわかります。また、企業がサポートする際には、必要な情報を的確に提供し、労働者をしっかり支援することが求められます。


企業のサポート


企業は、ビザ更新や変更のプロセスにおいて、労働者に様々なサポートを提供できます。


  • 書類の準備: 企業は労働者のために、在留期間更新や資格変更に必要な書類を準備できます。例えば、四季報の写しや給与の源泉徴収票など、企業側から提供すべき資料がスムーズに揃うようサポートします。


  • 申請取次: 企業が申請取次の承認を受けている場合、労働者に代わって申請手続きを行うことができます。これにより、労働者が忙しい場合や手続きに慣れていない場合でも、スムーズに申請が行われます。


  • 費用の負担: 在留期間更新や資格変更にかかる費用を企業が負担する場合もあります。特に雇用継続を期待する場合、企業が費用負担を明示することで、労働者の負担を軽減できます。


企業のサポートは、ビザ更新や変更のプロセスをスムーズにし、労働者にとっても安心感を提供します。


05.就労ビザ更新の審査のポイント



ここでは、就労ビザの更新や変更時に審査のポイントを解説します。


更新される際の条件


ビザ更新の審査では、以下のような点が評価されます。


現在の活動: 

在留資格で認められている活動と現在の職務内容が合致しているか確認されます。例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格であれば、その職務内容に基づく仕事に従事しているかどうかが審査されます。


素行: 

滞在中の行動に問題がなかったかチェックされます。特に犯罪行為や違反行為があると更新が難しくなります。退去強制事由にあたるような行為や不法就労の斡旋などがあると、素行不良とみなされます。


生計: 

現在の給与や生活状況が審査され、安定した生活ができるかどうか評価されます。給与や収入が在留資格の活動と合致しているか、納税記録が正確であるかなどが確認されます。


雇用条件: 

労働者の雇用・労働条件が適正であるか、給与の未納がないかなども審査されます。給与や勤務時間が適切であるか、労働条件に関する法的な問題がないかがチェックされます。


ビザ更新において、これらのポイントを満たしているか確認し、必要な資料や情報を揃えて審査に臨みましょう。


ビザ更新が難しくなる場合


就労ビザの更新が難しくなるケースとして、以下の点があります。


  • 犯罪歴: 犯罪行為や違反行為があると、更新が難しくなります。特に退去強制事由にあたる行為は審査に大きく影響します。


  • 在留カード紛失: 在留カードを紛失したまま再発行しない場合、更新が難しくなります。


  • 税金の滞納: 納税義務の未履行はマイナス評価となり、更新が不許可になることがあります。


これらの点を避け、更新のプロセスをスムーズに進めましょう。


06.在留資格更新と変更の法的違い



在留資格更新と変更には、法的に明確な違いがあります。


  • 在留資格更新: 現在の資格を保持しながら、その在留期間のみを更新する手続きです。転職や職務内容の変更がない場合に行います。


  • 在留資格変更: 現在の資格とは異なる新しい職務内容や転職先で働くために、在留資格そのものを変更する手続きです。資格の変更には、新たな職務内容や勤務先に関する審査が行われます。


法的な違いを理解し、適切な手続きを行うことが重要です。


07.地方出入国在留管理局の連絡先



地方出入国在留管理局の連絡先情報を提供します。以下の連絡先を活用して、申請手続きに関する問い合わせやサポートを受けてください。



地方出入国在留管理局名

住所

電話番号

東京出入国在留管理局

東京都港区芝浦5-5-30

03-5796-7255

大阪出入国在留管理局

大阪府大阪市住之江区南港北1-29-53

06-4703-2100

名古屋出入国在留管理局

愛知県名古屋市港区正保町5-18

052-559-2150

横浜出入国在留管理局

神奈川県横浜市中区山下町37-9

045-661-0822

福岡出入国在留管理局

福岡県福岡市博多区博多駅東2-11-1

092-411-7000

仙台出入国在留管理局

宮城県仙台市青葉区一番町1-9-1

022-256-6076

広島出入国在留管理局

広島県広島市南区大須賀町14-15

082-261-9231

札幌出入国在留管理局

北海道札幌市中央区北1条西2-3

011-261-7502


他の地域の情報については、法務省のホームページで確認するか、最寄りの地方出入国在留管理官署にお問い合わせください。


08.ビザ更新の成功のために



ビザ更新のプロセスをスムーズに進めるためには、以下の点に注意しましょう。


  • 記録の管理:  労働者の在留期間や資格の情報を正確に管理し、期限を守るようにします。更新期限が近づいたら速やかに手続きを始めましょう。


  • 法的問題の回避: 就労ビザの範囲外の活動を行わないようにし、違反行為を避けます。許可された職務内容以外の仕事に従事すると、不法就労となり違法行為にあたります。


  • 更新スケジュールの管理: 余裕を持って手続きを始め、書類の不備や審査の遅れを防ぎます。3か月以上前から手続きを進めることが推奨されます。


これらの点に注意し、ビザ更新のプロセスを円滑に進めてください。


記録の管理


ビザ更新のプロセスを円滑に進めるために、記録の管理は非常に重要です。


まず、在留期限について、労働者の在留期間や期限を正確に把握し、更新期限が近づいたら速やかに手続きを始めましょう。満了日を過ぎると不法滞在のリスクが生じます。


次に、活動内容の記録も必要です。労働者の職務内容や給与、業務内容の記録は、ビザ更新手続きの際に必要な資料として使用されます。


さらに、管理システムの導入も検討しましょう。労働者の在留資格や活動記録を効率的に管理するためのシステムを導入することで、期限や書類準備に関する情報を一元管理し、スムーズな手続きが可能となります。


これらの記録の管理は、ビザ更新のプロセスを円滑に進めるために不可欠です。


法的問題の回避


ビザ更新の際には、法的問題の回避も重要です。


ビザ更新の際には、法的問題を回避することが非常に重要です。まず、違反行為の回避が必要です。就労ビザの範囲外の活動を行わないようにし、許可された職務内容以外の仕事に従事すると不法就労となり、違法行為にあたります。職務内容がビザに合致しているか確認しましょう。


次に、素行不良にも気を付ける必要があります。出入国在留管理庁は、ビザ更新の際に労働者の素行をチェックします。犯罪行為や不正な活動があると更新が難しくなります。特に刑事罰に処されるような犯罪行為は退去強制事由となるため注意が必要です。


さらに、納税義務の履行も重要です。税金の未納があると更新にマイナス評価がつき、不許可になる可能性があります。納税の遅延や滞納がないようにし、ビザ更新時に適切な納税記録を示すことが大切です。


これらの法的問題を回避し、ビザ更新のプロセスをスムーズに進めましょう。


更新スケジュールの管理


ビザ更新のために、スケジュール管理は非常に重要です。以下の点に注意しましょう。


1.早めの申請: 

在留期間満了日の少なくとも3か月前から手続きを始めましょう。これにより、書類準備や審査の時間を確保できます。


2.繁忙期の考慮: 

繁忙期には審査が長引くことがあります。特に年末年始や年度末などは、手続きを早めに行い、遅延を防ぎましょう。


3.タイムラインの設定: 

申請準備から審査結果までのタイムラインを設定し、進捗を確認しながら進めましょう。これにより、更新プロセスの全体像を把握し、スムーズな手続きを実現します。


スケジュール管理はビザ更新のプロセスに不可欠であり、労働者と企業の両方にとって安心して手続きを進めることができます。


09.企業の役割



企業は、外国人労働者のビザ更新や変更において重要な役割を果たします。以下の点でサポートが必要です。


  • 申請取次: 申請取次の承認を受けている場合、労働者に代わって申請手続きを行うことができます。


  • 手続き代行: 労働者が手続きに慣れていない場合や忙しい場合、企業が代わりに手続きを進めることが可能です。


  • 費用の負担: 更新にかかる費用を企業が負担する場合もあります。


企業のサポートにより、ビザ更新のプロセスがスムーズに進み、労働者も安心して雇用を続けることができます。


申請取次の承認


申請取次の承認は、企業が労働者に代わってビザ更新の手続きを行うために必要です。


  • 取次の認定: 公益財団法人入管協会が実施する研修会に参加し、認定を受けることで、企業は申請取次が可能になります。


  • 研修会のスケジュール: 研修会のスケジュールは、入管協会のホームページで確認できます。新型コロナウイルスの影響で中止や変更がある場合もありますので、最新情報を確認しましょう。


  • 申請取次の利点: 企業が申請取次を行うことで、労働者の負担を軽減し、手続きを迅速に進めることができます。特に忙しい労働者にとって、企業のサポートは大きな助けとなります。


企業は申請取次の承認を受けることで、労働者のビザ更新や変更のプロセスをサポートし、スムーズな手続きを実現できます。


手続き代行


手続き代行は、企業が労働者に代わってビザ更新の手続きを進めるための方法です。まず、法的代理について注意しましょう。申請取次の承認を受けていない場合でも、法定代理人として労働者の親や配偶者が申請を行うことができます。しかし、企業が代行する場合は申請取次の承認が必要です。


手続きの流れとして、企業が手続きを代行する際は、書類の準備、申請、審査結果の受け取りまで一貫してサポートします。この際、労働者と連携し、書類の不備がないように注意することが大切です。


手続き代行には様々な利点があります。労働者が忙しい場合や手続きに慣れていない場合でもスムーズに更新が行えます。また、企業が積極的にサポートする姿勢を示すことで、労働者に安心感を与えることができます。


手続き代行は、企業が労働者のビザ更新をサポートし、スムーズに手続きを進めるための重要な役割を果たします。


更新費用の負担


就労ビザの更新には、費用がかかります。これらの費用の負担について、企業と労働者の間で明確にしておくことが重要です。


会社負担: 

企業が雇用継続を期待している場合、更新費用を負担することがあります。これは労働者の負担を軽減し、安心して手続きを進められるようにするためです。特に、ビザ更新は労働者にとっても企業にとっても重要なプロセスであり、企業が積極的にサポートする姿勢を示すことで、労働者の安心感にもつながります。


本人負担: 

企業が費用を負担しない場合、労働者本人が支払うことになります。この際、費用負担の責任について明示し、混乱を防ぐことが重要です。事前に労働者に説明し、どのような費用がかかるのか、予め把握しておくようにしましょう。


費用の範囲: 

更新費用には、申請に必要な収入印紙代(4,000円)が含まれます。また、書類の準備にかかる費用や、コピー代、郵送費などの追加費用もあります。これらの費用を事前に確認し、会社と労働者の間で明確にしておくことが重要です。


実践のポイント


事前の確認: 

費用負担の方針を事前に会社内で確認し、明確にしておきましょう。

労働者への説明: 労働者には更新手続きにかかる費用とその負担について明示し、混乱を防ぐようにしましょう。


サポート体制:

企業が費用を負担する場合、労働者のサポートを積極的に行い、安心して手続きを進められるようにしましょう。


このように、更新費用の負担について事前に確認し、スムーズな手続きを実現しましょう。


まとめ



本記事では、外国人労働者の就労ビザ更新に関する情報を提供しました。在留期間の更新と在留資格の変更の2つのパターンについて、それぞれの手続きや必要書類、費用、期限について解説しました。


また、ケーススタディや実例を通じて、企業がどのようにサポートできるかも示しました。

ビザ更新は労働者にとっても企業にとっても重要なプロセスです。適切な準備とスムーズな手続きを実現し、外国人労働者の雇用継続をサポートし、安心して働ける環境を作りましょう。


 

GLORY OF BRIDGEでは

今回、解説した就労ビザをはじめ、各国の優秀な人材を紹介する国籍人材紹介事業や登録支援機関としての職業生活上、日常生活上又は社会生活上の支援のサポートを実施します。 「少し話を聞いてみたい」「相談したい」等ありましたら、お気軽にご相談ください。専門スタッフが無料で相談で貴方の相談に乗ります。



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